Trong quá trình hành nghề, tôi tiếp xúc nhiều chủ DN nhận thấy tâm lý phổ biến là anh chị em lo lắng việc bị truy thu khi kiểm tra thuế. Thực tế này không ít DN cũng đã gặp phải. Lý do thì nhiều, theo cá nhân mình có 5 điều cần lưu ý như sau:
1. Sổ sách kế toán:
Do chủ DN không hiểu biết đủ và áp lực phát triển kinh doanh để tồn tại là ưu tiên hàng đầu nên DN mới đa phần không quan tâm kế toán. Mặt khác, thị trường dịch vụ kế toán cũng có một số cá nhân, DN vì áp lực hợp đồng nên cạnh tranh mức phí thấp và thực hiện không đầy đủ công việc kế toán theo quy định và cũng không tư vấn đủ cho chủ DN biết.Hậu quả là DN chỉ được thực hiện khai thuế mà không có sổ sách kế toán đầy đủ, rõ ràng, chứng từ kế toán thất lạc do không được lưu trữ đúng cách. Thậm chí, do kế toán không hạch toán mà chỉ tính toán chung chung và không bàn giao đủ nên số liệu kê khai có thể sai, người kế toán sau không nắm để giải trình khi CQT kiểm tra.Khắc phục: Bên cạnh việc khai thuế đúng, đủ còn phải thực hiện lập chứng từ, hạch toán và ghi sổ kế toán.
2. Chi phí được chấp nhận:
Tất cả chi phí thực phát sinh đều được ghi nhận theo kế toán. Tuy nhiên, một số khoản chi phí sẽ bị loại ra trong chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Lỗi thường xảy ra là DN đưa vào một số khoản chi phí không phục vụ cho sản xuất kinh doanh, hoặc chỉ có “hóa đơn đỏ” mà không có chứng từ kèm theo để giải trình mới được chấp nhận.Khắc phục: Kế toán phải tham khảo và nắm vững quy định về các khoản chi phí không được trừ.
3. Lỗi xuất hóa đơn:
Sai sót này xảy ở 2 tình huống: Thứ 1 lỗi thời đểm xuất hóa đơn. Thứ 2 là không xuất hóa đơn khi cung cấp sản phẩm dịch vụ mà người mua không cần lấy hóa đơn.Thứ 1: DN bị lỗi thời điểm xuất hóa đơn trong một số tình huống: DN dịch vụ không xuất hóa đơn vào thời điểm nhận tiền dịch vụ, DN xây dựng đã làm thủ tục nghiệm thu, bán hàng chờ thu được tiền mới xuất hóa đơn. Trường hợp này, nếu bị phát hiện có thể sẽ bị phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm, tính tiền chậm nộp thuế GTGT, …Thứ 2: DN bán hàng nhưng không xuất hóa đơn vì người mua không lấy. Ở đây không bàn đến DN cố tình ẩn lậu thuế, có trường hợp chủ DN và kế toán không biết làm thế là sai.Khắc phục: Chủ DN yêu cầu kế toán cần nắm vững và thực hiện quy định về hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ.
4. Chi phí lương, thưởng:
Thu nhập thực tế mà DN chi cho người lao động gồm nhiều khoản, và thường lớn hơn mức lương chính quy định trong hợp đồng để tính nộp bảo hiểm bắt buộc. Kế toán thường thiếu sót những hồ sơ chứng từ liên quan để được công nhận tính hết vào chi phí được trừ.Thêm nữa, DN nhỏ có thể không có người phụ trách nhân sự, trách nhiệm này có thể được giao cho kế toán. Nếu DN không biết và không làm thì có thể bị phạt VPHC theo Luật Lao động, Bảo Hiểm, …Khắc phục: Chủ DN cần biết là có trách nhiệm về khai trình lao động, đóng bảo hiểm cho người lao động. Nếu DN chưa có phụ trách nhân sự thì khi thuê kế toán cần bao gồm luôn cả phần việc này.
5. Tư vấn của kế toán:
Rủi ro là luôn có ta không thể né tránh mà phải dự đoán trước và kiểm soát nhiều nhất có thể. Kế toán không dám có ý kiến về quyết định của chủ DN. Một số trường hợp biết nhưng vẫn làm đại cho xong, dẫn đến những rủi ro rất lớn, mà chủ DN nhiều khi cũng không lường hết.Trong trường hợp này, kế toán vững và có kinh nghiệm sẽ cảnh báo, tư vấn cho chủ DN nên làm gì, không nên làm gì và nếu làm thì rủi ro có thể là thế nào. Chủ DN sẽ căn cứ vào đó mà quyết định.
Nguyễn Hải Tâm